10/04/2023
Como preparar tu empresa para el teletrabajo
Hoy os contamos como nuestra empresa pudo pasar del trabajo al teletrabajo y las claves para que podáis estar preparados si os lo estáis planteando.
Estudioseijo somos una empresa formada por 3 socios, en la que hemos trabajado de forma íntegra en oficina desde 2005 hasta 2019. De 2019 a 2020 fuimos deslocalizándonos poco a poco y tras el Covid pasamos a teletrabajo, y sin ninguna intención de volver a tener una oficina.
El primer cambio que hubo fue cuando uno de nosotros cambió su lugar de residencia, con lo que ya no podía ir a trabajar a la oficina y empezó a teletrabajar. Poco a poco, los demás empezamos a quedarnos trabajando por las tardes en casa, después los viernes, y en marzo de 2020, con el covid, pues ya no había otra opción, así que 100% trabajo desde casa.
En 2020 crecimos, incorporando una persona en plantilla, y recientemente contamos con otro más en el equipo. Cada uno trabajando desde su casa, comunicados sin tener que estar todo el día colgados de reuniones. Flexibilidad y productividad.
¿Cómo lo hemos hecho?
Casi 10 años antes de empezar a teletrabajar, fuimos orientado la empresa hacia un modelo menos físico y más digital
1. Reducción de papel
Desde que empezamos con el estudio, tuvimos claro que todo lo que puede estar en almacenado en un ordenador no debe estar en papel. Así que los pocos documentos importantes que teníamos en papel se escanearon. Hoy en día toda la documentación física necesaria en papel está dentro de una pequeña carpeta.
Por otra parte, imprimir debe realizarse de forma excepcional. Por experiencia podemos decir que muchos de los usos de la impresora se solucionan con un segundo monitor o con una tablet.
Los envíos de factura deben realizarse en PDF por correo electrónico, así como albaranes, presupuestos, etc.. A los proveedores que envíen correo postal, pedirles todas las comunicaciones por mail.
Si nos libramos de la necesidad de tener un buzón en la puerta de la oficina, de tener que imprimir, y de tener que guardar papeles en estanterías, tenemos un paso importante avanzado.
2. Disponer de los datos en la nube
En 2012 migramos toda la documentación a la nube, documentación que hasta entonces se almacenaba en un servidor. Esto nos permitió evitar las gestiones de copias de seguridad, y sobre todo el acceso a ella desde cualquier sitio
3. Usar aplicaciones de gestión en web
Este aspecto es clave. Si tienes aplicaciones que para que funcionen hay que instalarlas en Windows o Mac OS, salvo raras excepciones estás preso a usarlas en solamente un ordenador. Y eso es un problema.
En nuestro caso estuvimos anclados a Windows hasta 2016, que fue cuando dejamos de usar la última aplicación (nuestra propia aplicación de gestión de proyectos y facturación).
Sé que mucha gente utiliza el recurso de conectarse remotamente al ordenador de la oficina, pero eso es solamente un parche. Nosotros también lo hacíamos hasta 2016, y un día porque se iba la luz, otro día porque los de la limpieza habían apagado el equipo, otro día porque se había colgado… al final la solución era a medias… y no hablemos de intentar acceder desde un móvil.
4. Tener una aplicación de tipo “oficina virtual”
En nuestro caso somos una empresa 100% de servicios, realizamos proyectos en los que varias personas estamos involucrados, y necesitamos enviar trabajo, validarlo, comentarlo de forma permanente. Disponer de una aplicación que nos permita, a todos, saber en qué estado está cada trabajo, nos permita comunicarnos, saber qué tiene que hacer cada uno, plazos, y demás, es absolutamente imprescindible.
En nuestro caso, ya en 2006 empezamos a tener una solución propia, muy muy limitada pero era el primer paso para llevar ese control. En 2013 empezamos a usar una aplicación de terceros para coger ideas. Y en 2016 acabamos de definir nuestro propio gestor, ya en web
En resumen
Si no usas papel, si tu empresa no tiene un servidor de datos local, si da igual qué ordenador usas, si tienes un control de los proyectos de tu empresa, el teletrabajo en tu empresa es más factible.
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